自己管理において最も優先すべきは自分のスケジュールを作成することである。多くの人はやることリスト(To Do List)をポストイットに書込みコンピューターや冷蔵庫の上に貼っておくことがある。でも、これらはそれをこなす度に捨てられるので自分が行った作業日程記録は残らなくなってしまう。 やることリストよりスケジュールに自分がこなす作業を一つ一つ入れていくことにはどんなメリットがあるのだろうか。
１）スケジュールを作成するとやるべきことがより良く見えて来る。
スケジュールが組まれていると、朝事務所に来た時にぼーっとすることなく作業をスタート出来る。 ビジネスにおいて時間は貴重な資源である。 今週やるべき作業を先週の金曜日までにある程度（７－８割）整えておくと、時間を無駄にすることなく仕事の効率を上げて仕事が出来る。 スケジュールを作成しておくと
、今週、また今月集中すべきことは何かはっきり見えて来る。
２）スケジュールを作成すると一日、一週間、もしくは一か月のペースをつかめる
人生は坂道の上り下りを繰り返すマラソンのようなものだ。 坂道を上る時には相当な体力を消耗する。また下り坂ではスピードを上手く調整しながらリラックス姿勢を取ることが大事である。 仕事にも繁忙期と閑散期がある。 今週、また今月あなたはどの時期を迎えているだろうか。
人はある程度それを把握しながら月曜日の任務を始めるであろう。 でも、スケジュールを一週間、もしくは一か月単位で見れる人なら、先を予測して仕事のペースをつかみやすくなる。 マラソンでも、ゴールがあと３５キロ残っている時点と、残り５キロでは走り方は全く異なる。 それと同じように、先３－４週間のスケジュールを開いて、‘今週私はどれぐらい飛ばせるのだろうか？’と言う質問が出来る。 今週飛ばせても来週あたりに三日連続の残業でそのペースが失速するなら、それは先のスケジュールが見えてない行動である。 来週のスケジュールが一杯いっぱいなら、今週中に体力を温存して動く必要がある。
会社の一般社員は予測できない業務をお願いされることが多い。 でも、部長やチームメンバーたちともコミュニケーションを取りながら業務提出を余裕を持って出来るように共に話し合うべきである。 社員の仕事の効率は会社の生産力に関わってくるからである。
３）過去のスケジュールから学ぶことが出来る。
私は以前過労で体調を崩したことが何度かある。 でも、多くの人はそれが過労から来た症状なのか、それともただ単に更年期を迎えているのか区別が付かないこともあるようだ。 でも、私の場合、apple カレンダーを開けば４－５年前までのスケジュールを見ることが出来るので自分がいつ無理をして仕事をしていたのか突き止めることが出来る。 過去、ある週私の勤務時間は１００時間に達したことがあった。月２４０時間という残業ペースである。 そのような過酷なスケジュールで生き残れるのは一か月足らずで、当時精神的に酷い苦痛を訴えていたことを思い出す。 そんな時に過去のスケジュールが残っていると、どこで自分が無理をしたのかが一目で分かる。 そして、学習能力を生かし、自分のキャパシティを測り今後のスケジュール作成に適用することが出来るのだ。
（ポイント：自分が一番栄えるスケジュールを作ること！）
上の指示を受け仕事をしている一般社員は自分のスケジュールを管理することはそう簡単ではないだろう。 しかし、ある程度業務カレンダーを細かく作って置くと上司や同僚たちと仕事のペースにおいて交渉しやすくなる。 何より過労や不必要なストレスを軽減させることが出来る。
最後に、おまけとして。。、混乱を招かないためにもスケジュールは全部一つのアプリやプログラムにまとめることが重要である。 次のミーティングが決まったら一度メモをしてから後からＰＣに入れるより、その場でスマホやタブレットにスケジュールを入れられるようにしよう。 これであなたも自分の仕事ペースを把握しあなた自身に適したスウィートスポットを見つけられるだろう。
Action Plan:
スマホとPCを同期出来るスケジューラーを使おう
おすすめ： Apple (icloud) Calendar（無料、でも月￥１３０で過去のスケジュールも保存できる）
Google Calendarは無料で便利
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